Назойливый смартфон: что нужно знать о новом этикете делового общения

5 правил делового общения – в звонках, мессенджерах и почте

5 правил делового общения – в звонках, мессенджерах и почте

«Я вам позже отвечу, хорошо?», - спрашивает собеседник в фейсбуке. Ты отвечаешь ему: «Конечно». А хочется добавить: «Само собой – это же фейсбук, ты можешь сделать вид, что не заметил сообщение, обдумать ответ и дать его тогда, когда будешь готов». Такова новая реальность, когда мессенджеры успешно вытесняют телефонные разговоры. Но эта же реальность диктует и новую этику делового и личного общения.

В 2015 году журналист американского издания The Verge Томас Рикер опубликовал статью «Звонить невежливо», которая наделала много шуму. Главную мысль Рикера можно изложить эмоционально: «Какого черта звонить, если можно написать?!»

И она была принята «на ура».

За прошедший год мессенджеров стало больше, и, кажется, завет Рикера был исполнен. Но писать стали так много и часто, что набирает популярность новый тренд – сокращать свое присутствие в мессенджерах. Некоторые бизнесмены даже возвращаются к старым добрым кнопочным телефонам или устраивают себе «чистые» выходные – без смартфонов.

Небольшой опрос в соцсетях автора этих строк показал - смартфоны неотъемлемая, но очень раздражающая часть жизни, ведь этот аппарат сейчас аккумулирует все каналы связи в один: электронную и голосовую почту, звонки, сообщения в мессенджерах, видеозвонки. Так что разрывающийся от постоянных попыток связаться с вами телефон – предмет не просто раздражения, а часто – бешенства.

Конечно, если собеседник не соблюдает этикет делового общения.

Наталья Парфенова, руководитель пресс-службы HeadHunter в Поволжье:
На мой взгляд, самое главное правило делового этикета применительно к гаджетам, это уважение к личному пространству других людей. Несмотря на то, что оно очень простое и очевидное, его чаще всего и не соблюдают. С распространением смартфонов, планшетов и других гаджетов многие стали забывать, что их окружают другие люди, которым не интересны ваши личные разговоры по телефону в их присутствии. Прослушивание и отправка голосовых сообщений, которые приобрели большую популярность с появлением мессенджеров, в присутствии коллег или в любом общественном месте, по моему мнению, тоже не допустимы.

Так что это за этикет делового общения, которая позволяет пользоваться преимуществами всех видов связи, но мешать эффективной работе в новой – отвлекающей – реальности? 


Новые правила этикета делового общения

Звонки

«Звонить» вместо «писать» - это самый быстрый способ получить ответ на интересующий вопрос и незаменим, если нужно решить вопрос срочно (отменить встречу, например). А вот для менее срочных дел звонок не годится. Он выбивает из рабочего графика, уменьшает скорость принятия решения (из-за необходимости совершать все ритуальные приветствия и прощания, вежливые обороты речи и т.п.) Но звонок также предпочтительный способ связи в случае, если важен эмоциональный окрас сообщения.

      
Правила делового общения по телефону:


  • - удостовериться, что собеседнику удобно говорить;
  • - излагать мысль кратко;
  • - излагать мысль ясно;
  • - подстраивать темп речи под темп собеседника;
  • - выбирать подходящее время для звонка (не во время утренних планерок и не во время часа-пик, когда собеседник пытается вырулить по пробкам домой);
  • - слушать собеседника!

Электронные письма

Электронные письма - идеальный способ общения. Во-первых, он отложенный. То есть адресат сам решает, когда ответить на письмо. В своем опросе компания Yahoo! выяснила, что более 70% офисных сотрудников считают электронные письма предпочтительным способом общения. Другое исследование, проведенное Litmus в 2014 году, показало, что входящие электронные сообщения открывают все чаще – с декабря 2012 года по декабрь 2013 число открытий выросло на 30% - до 51%. Предполагается, что тенденция эта по-прежнему остается положительной.

Существуют нормы делового этикета, по которому считается позволительным давать ответ на электронное письмо в течение 3 дней. Таким образом, почта почти не отвлекает от работы (если не стоит громких уведомлений), ее можно проверять по собственному графику и не отвлекаться на письма каждые 15 минут.

Правда, согласитесь, отправляя деловое письмо, вы ожидаете увидеть ответ раньше, чем через 3 дня. Если не моментально, то в течение 1, максимум 2 дней. Но если писем приходит больше, чем вы способны обработать, можно настроить автоответ, как это делает IT-блогер Кремниевой долины Роберт Скоубл. Его собеседники получают в ответ на письмо ответ, в котором он дает объяснение, как скоро его письмо будет «обработано». В то же время и самому отправителю нелишним будет сообщить, как скоро он ожидает ответа, а также отметить важность сообщения в его настройках. Вежливым считается указывать тему емейла, чтобы получатель не мучился в поисках письма в своем ящике.

Мессенджеры

В мессенджерах общается порядка 3 млрд человек по всему миру. Их ценят за скорость и простоту, с которой собеседнику можно отправить мультимедиа, за возможность быстро и дешево общаться в любой части мира. Мессенджеры просты и универсальны, поэтому ими легко пользуются даже бабушки.

Эта простота смывает границы и делает общение легким, но это не значит, что в мессенджерах нет правил деловой переписки.

      
Мы собрали 4:


  1. Мессенджер - не аналог электронной почты. Если сообщение больше 2 абзацев, его лучше направить в почтовый ящик;
  2. Необходимо излагать мысль в одном сообщении, не дробить на множество мелких и не ждать реакции на каждое из них;
  3. Не использовать мессенджер, если тональность сообщения может быть неверно истолкована. Собеседникам трудно понять, одобряют их или порицают. Смайлики и эмоджи помогают пониманию, но они не всегда уместны в деловой переписке;
  4. Не ждать мгновенной реакции на сообщения. Поэтому мессенджер не подходит для решения срочных вопросов, за исключением тех случаев, когда вы с собеседником совпали по времени «пребывания» у экрана смартфона.

Голосовые сообщения в мессенджерах

Голосовые сообщения удобно надиктовывать, если вы едете за рулем или хотите, чтобы близкий человек услышал ваш голос. Деловые переговоры – это все-таки другой случай. По поводу голосовых сообщений четких правил еще не сформировано. Но сбор информации в соцсетях показал, пока голосовым сообщениям в деловом общении надо сказать твердое: «Не надо!»

Корпоративные чаты

Корпоративные чаты есть, наверное, в каждой организации. В обсуждение приглашаются не только сотрудники, но и подрядчики, клиенты, партнеры. Эти чаты прекрасно работают на сокращение дистанции и скорость принятия решений. Но сокращение дистанции не должно приводить к фамильярностям. Участники чатов «на берегу» договариваются, что группы создаются для решения рабочих вопросов, и неуместно выглядят:
- злоупотребление личными разговорами, открытками, рассылками;
- переговоры, которые можно вывести в тет-а-тет чат;
- передача конфиденциальных данных (договоров, счетов, актов). Как говорилось выше, в чате могут присутствовать представители разных отделов и даже компаний. Часть информации может быть их глазам не предназначена;
- переписки во внерабочее время;
- раздробленные сообщения, из-за которых телефоны всех участников чата сигналят без остановки.

          
        Итог
      
      
  1. Смартфон делает человека доступным 24/7. Это значит, что с ним быстрее решить дела. Но это же значит, что в ваше личное пространство всегда кто-то может вторгнуться. То же делаете и вы, что вызывает необходимость договориться о правилах делового общения.
  2. Для каждого случая – свой тип связи. Звонки – для срочных вопросов, электронные письма – для обстоятельного обсуждения; мессенджер – для простого и быстрого общения с 1 или несколькими коллегами.
  3. Основное правило общения по любому каналу связи – бережное отношение к чужому личному пространству.

Авторская колонка. Мнение автора может не совпадать с позицией Банка.


             Понравилась статья? Поделитесь ею в соцсетях!

             Читайте также:

             Бесплатное продвижение бизнеса, или как стать героем публикации в СМИ

             Как понять, что подбор сотрудников пора отдать менеджеру по персоналу

             Мотивация персонала: как заставить людей работать

comments powered by HyperComments
 

Вы занимаетесь бизнесом или бизнес вами: показатели рентабельности капитала

Предпринимательство Вы занимаетесь бизнесом или бизнес вами: показатели рентабельности капитала

Рентабельность – это относительный показатель эффективности бизнеса. Вариаций рентабельности, которые можно посчитать в бизнесе, много, среди которых рентабельность продаж и рентабельность производства.

 

Работа для подростков: в каком деле попробовать себя ребенку

Предпринимательство где работать ребенку с 14 лет
 

Примеры вопросов, которые задают на собеседованиях в Facebook, Google, Zappos и Virgin

Предпринимательство Какие вопросы задают на собеседованиях

Возврат к списку