Типовые требования налоговой – как не встать на чужие грабли

Как реагировать на требования налоговой

Как реагировать на требования налоговой

Надзор за юридическими лицами со стороны налоговой службы ужесточился настолько, что бизнесу дороже применять методы оптимизации, чем платить налоги, утверждают юристы. Поэтому важно не допускать административных ошибок, которые буквально по глупости могут поставить вашу компанию под удар.

Оговоримся, эта статья – не план ухода от налогов. В ней мы обсудим ошибки, которые без злого умысла, по неопытности или незнанию могут допустить руководители и главные бухгалтеры. Мы собрали основные рекомендации от аудиторов и налоговых юристов по взаимодействию бизнеса и налоговой службы, а также спросили мнения практикующих бизнесменов.

Налоговый инспектор - человек

Налоговый кодекс говорит, что у компании есть 10 рабочих дней, чтобы передать документы на проверку с момента поступления запроса от ФНС. Но в том же Налоговом кодексе говорится о праве юрлица на отсрочку в предоставлении документов. Об этом говорит п. 3 статьи 93 Налогового Кодекса РФ. Чтобы получить отсрочку, напишите заявление в течение одного дня с момента получения требования на имя руководителя налоговой инспекции и укажите, зачем эта отсрочка вам нужна.

Предоставить все требуемые документы в 10-дневный срок – это сверхзадача. Это почти всегда невозможно, говорит Дмитрий Ильин, директор рекламно-производственной фирмы. - Только копии для камеральной проверки моей фирмы (оборот 90 млн рублей в год) по объему заняли 15 коробок. Мы копировали их 2 недели! А если речь идет о крупной компании, так у нее документы занимают грузовики!
Подготовка документов для налоговой службы.

Так что просить об отсрочке можно и нужно. Несоблюдение сроков предоставления документов грозит наложением штрафа. Но Дмитрий не помнит, чтобы его компанию штрафовали.

«По мелочи в налоговых не торгуются», - иронизирует он.

Мы идем к вам, берегите нервы и документы

К выездной проверке нужно тщательно подготовиться. Весть о том, что вы заинтересовали налоговую настолько, что инспектор едет к вам в гости, сама по себе невероятно стрессовая. Но нужно собрать волю в кулак и максимально подготовить рабочее место налогового инспектора.

Для работы во время проверки вы обязаны предоставить инспектору кабинет по месту фактического пребывания компании. Но присутствие в основном офисе налогового инспектора – стресс не только для руководителя, но и всей организации.

Некоторые налоговые юристы советуют снять офис по месту юридической регистрации, чтобы не нервировать родной коллектив. Да и инспектора там не будет ничего отвлекать от работы. Гузель Валеева с этим не соглашается:

- Снять отдельный офис для налогового инспектора может не каждый предприниматель. Да и несовпадение юридического и фактического адресов может вызвать лишние вопросы. При отсутствии свободного помещения правильнее будет направить письмо в инспекцию с просьбой провести проверку по месту нахождения инспекции. В качестве причин можно сослаться на ремонт, недостаточную площадь офиса, отсутствие свободных столов и т.д. Как правило, проверяющие идут на встречу.

Об ответе на требования налоговых на выездной проверке

По умолчанию ответственное лицо за общение с инспектором во время выездной проверки - руководитель и/или главный бухгалтер. Перепоручить дело можно только будучи твердо уверенным в том, что сотрудник четко ответит на вопросы, не даст противоречивой, неверной информации. Кстати, в этом состоит еще одна причина выделять отдельный офис или кабинет для выездной проверки. Так у инспектора не возникнет соблазна задать дополнительные вопросы проходящим мимо сотрудникам.

стул и стол.jpg
Выделите для налогового инспектора отдельный кабинет со всем необходимым.
        
Важно соблюдать принцип «узкого горлышка»: все контакты с проверяющими должны замыкаться на одном человеке (привлеченном специалисте либо штатном сотруднике). Это должен быть адекватный, стрессоустойчивый, разбирающийся в налогах человек. Его основная задача – ограничить свободное, внепроцессуальное общение проверяющих с сотрудниками компании.
      
    

Давать только обдуманные ответы – хороший совет для любых случаев общения с инспекцией.

Закон ведь не обязывает вас на память воспроизводить подробности всех операций вашей компании, историю взаимоотношений с контрагентами. Сомневаетесь в каком-то факте, скажите: «Я не помню». Возьмите время, чтобы уточнить информацию и предоставить (по письменному требованию) в срок. Если случайно ошибетесь, это будет истолковано как введение в заблуждение, - советует Виталий Игнатьев, руководитель медицинской лаборатории.

Учимся давать ответ на требования налоговой без ошибок

Первичная документация, которую налоговая инспекция признает оформленной ненадлежащим образом, является основанием для привлечения вашей компании к ответственности за нарушение налогового законодательства. При этом ошибки в документах могут быть допущены даже не по вашей вине, а по вине контрагента.

У вас есть право предоставить документы с исправленными ошибками. Но на деле тебе не позвонят из инспекции, не предупредят по-дружески, что возникла проблема с какой-то счет-фактурой. Ты просто получишь постановление по почте, которое придется опротестовывать уже в суде. Поэтому дисциплина в документообороте значит очень много. Ошибок в документах не избежать, но важно исключить их по максимуму, - резюмирует Дмитрий Ильин.

Если дело доходит до суда с налоговой службой, пригодятся и дополнительные документы, которые вы благоразумно сохранили. Например, доказательством реальности ваших сделок (невовлеченность вас в схему незаконного обналичивания) могут послужить любые документы вплоть до черновиков писем, путевых листов, протоколов совещаний, видеозаписей с камер наблюдения и т.п. Хотя, оговоримся, статистика выигранных дел с налоговой говорит не в пользу налогоплательщика. Прошли те времена, когда налоговики шли в суд неподготовленные и мало что понимали в том, как выглядят схемы незаконных методов, говорят бизнесмены. Но и чистые операции опротестовать становится все сложнее.

Все шаги записаны

Документы и разъяснения налоговой инспекции нужно давать по официальному запросу и фиксировать их передачу в письменном виде. Это помогает избежать элементарных проблем. - Завозишь документ в инспекцию, твоего исполнителя нет на месте. Ты по-свойски оставляешь папку «для него» на столе. В итоге выясняется – документ затерялся, где он – никто не знает. И это очень распространенная ошибка, - говорит Виталий Игнатьев.

Важно фиксировать передачу документов с помощью реестра приема-передачи, который составляется в двух экземплярах. Это опись того какие бумаги, в каком количестве и на скольких листах передаются в инспекцию. По почте бумаги лучше направлять письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. Сколько стоит пренебрежение такими простыми правилами, опытные бизнесмены знают.

- Мой знакомый, только-только зарегистрировавший юридическое лицо, знал, что достаточно уведомить налоговую, чтобы перейти на «упрощенку». Отправил заявление письмом, но без уведомления о вручении. Письмо то ли не дошло, то ли затерялось. В итоге этот человек, сам того не зная, продолжал работать на общей системе налогообложения и оказался должником по НДС. История закончилась плохо, долг по налогам скопился около 1,5 миллионов, ему пришлось закрыть бизнес совсем! - вспоминает случай по теме Дмитрий Ильин.

Если у вас одна фирма-кормилица, вы вряд ли упустите из виду такие тонкости. Чаще всего, говорят наши собеседники-бизнесмены, проблемы возникают, когда в группе компаний много юрлиц. Еще с такой проблемой сталкиваются, доверив регистрацию юрлица недобросовестной компании-посреднику. Контролируйте этот процесс.

образец ответа на требования в налоговую.png

Образец ответа на требование налоговой


Налоговая не требует – не давайте лишних документов

Не нужно предоставлять в налоговую информацию и документы, не относящиеся к предмету проверки. Налоговые инспекторы формулируют свои запросы предельно четко. Но у них часто возникают вопросы из серии: «А почему у вас такая маленькая прибыль?» или «А почему вы купили товар так дорого?». Искать коррупционные составляющие и делать выводы о рентабельности вашей фирмы – не дело налоговой инспекции, это дело других служб.

Кроме того, налоговая может требовать и дополнительные документы, такие как товарно-транспортные накладные на доставку товара, отчеты-расшифровки к актам оказанных услуг или выполненных работ. Эти документы инспектор хочет видеть для проверки расходов компании, учтенных при расчете налога на прибыль. Но предоставление дополнительных документов может спровоцировать более глубокую проверку, которая и добросовестному налогоплательщику доставит как минимум много хлопот. Специалисты советуют давать письменные пояснения о том, что затребование документов неправомерно.

Счет фирмы – не личный счет

Это можно назвать безответственным финансовым поведением, но им грешат не только молодые бизнесмены. «Раскидать» деньги с расчетного счета на пластиковые карты фрилансерам или снять деньги и расплатиться «наличкой», оплатить какие-то личные счета и т.п. – эта ошибка встречается очень часто, констатируют юристы. Помнить, что если деньги сняты со счета, то они должны быть «закрыты» соответствующими документами, – это золотое правило. Хотя, добавляет Дмитрий, сейчас политика банков уже не дает поводов для такого легкомысленного поведения.

Не экономьте на бухгалтере

Это последний, но самый важный совет, который дают опытные бизнесмены: нанимайте бухгалтера, причем обязательно оформляйте трудовые отношения с ним. Тогда он наряду с вами – руководителем – несет ответственность перед законом. Конечно, нет гарантии, что бухгалтер окажется настолько квалифицированным, что отведет любую беду. Но нависающая над ним ответственность как минимум заставит быть аккуратнее с бухгалтерией.

К сожалению, особенно начинающие бизнесмены экономят на этой статье расходов, в итоге в случае налоговых претензий остаются с инспекцией один на один. В этот момент привлеченный бухгалтер-аутсорсер, оказывающий вам услуги без договора, разведет руками.

А вот как широко распространять бухгалтерский контроль в бизнес-процесс, решайте сами. Например, эксперты советуют не доверять выставление счетов менеджерам. Предполагается, что менеджеры допускают ошибки при оформлении документов. К примеру, фирма перешла с общей системы налогообложения на «упрощенку», а менеджеры пользуются старым бланком счета, подставляя свою компанию под уплату НДС. Но этот совет сродни совету не совать руки в огонь, считает Дмитрий Ильин.

Менеджеры могут нарушить очередность договоров и счетов (особенно, если учет ведется по старинке, в «экселе»). Однако контроль над процессом выставления счетов, переданный главному бухгалтеру, возможно, и сведет к минимуму проблемы с налогами, но приведет к проблемам с продажами, - смеется Дмитрий Ильин.
бухгалтер.jpg
Делегируйте бухгалтерию квалифицированному специалисту.

И напоследок делимся с вами чек-листом, который поможет подготовиться к налоговой проверке и позволит не упустить важных деталей*

  1. Проверьте наличие папок и документов в них по следующим блокам:

  2. - банковские документы;
    - кассовые документы;
    - договоры;
    - кадровые документы;
    - документы общего характера (учредительные документы, аренда, коммуналка, прочие);
    - документы на основные средства и нематериальные активы; книги и журналы.

  3. Возьмите все имеющиеся выписки по счету в банке.
  4. Возьмите любую выписку по счету за любой день.
  5. Возьмите любую операцию, отраженную в банковской выписке.
  6. Потребуйте у своих подчиненных все документы по данной операции. Пройдитесь по всей цепочке движения документов и денег, имеющих отношение к данной операции: договор, счет, счет-фактура, накладные, товарные чеки и так далее – смотрите абсолютно все первичные документы по данной цепочке.
  7. Если это была операция на покупку оргтехники, проверьте физическое наличие оргтехники, паспорта на нее, накладные или товарные чеки, счета, счета-фактуры, акты ввода в эксплуатацию, проводки по бухгалтерии, амортизацию и так далее.
  8. Затем проверьте отчетность. Отчетность перед государством рекомендую проверить за последние три года.
  9. Убедитесь в физическом наличии отчетности, ее стыковке между собой, с документами, подтверждающими обязательные платежи.
  10. Проверьте прочие документы: передвигайтесь по офису от одного рабочего места к другому, берите первый попавшийся документ на столе, спрашивайте: «что это?», «где это должно лежать?», и пусть сотрудник назовет это, положит это на место или выбросит в мусорную корзину, если это не нужно.
  11. Записывайте все недостатки, чтобы потом составить программу по их устранению. Дополнительно пригласите опытного бухгалтера (не аудитора, для этого есть свои причины) и пусть он проверит отчетность и ведение регистров.

И совсем напоследок

Помимо проверки наличия документов, правильности ведения регистров и составления отчетности, не лишним будет провести аудит налоговой безопасности (собственными силами либо с привлечением сторонних специалистов).

Это аналог выездной налоговой проверки – с такими же осмотрами, опросами сотрудников, анализом документов и общедоступной информации о компании (на сайте компании, в социальных сетях и т.д.), - рассказывает Гузель Валеева. - По итогам аудита руководитель получает информацию о возможных доначислениях, а главное – возможность исправить нарушения и подготовиться к реальной проверке.
          
        Итог
      
      
  1. В конце 2015 года началась борьба с недобросовестными налогоплательщиками, а в 2016 году она развернулась вовсю, и нет предпосылок к тому, чтобы контролирующие органы в ближайшее время ослабили хватку. Поэтому так важно не допускать глупых ошибок, которые могут поставить под угрозу ваш бизнес.
  2. Опытные бизнесмены говорят, что основное правило общения с налоговыми органами сводится к исключению человеческого фактора: фиксируйте факты передачи документов, не делайте необдуманных заявлений в устных разговорах.
  3. Будьте аккуратны с документами, кассой и финансовым поведением в целом. Еще недавно проступки могли остаться незамеченными. Но налоговые инспекторы стали подкованными в деле обнаружения даже самых сложных схем, что уж говорить о детских ошибках.
  4. Пользуйтесь чек-листом при подготовке к выездной проверке, это позволит привести в порядок бумаги, а также мысли и чувства. Желаем успехов.
* источник - журнал «Финансовый директор».


                Понравилась статья? Поделитесь ею в соцсетях!

               Читайте также: 
               Как объяснить работнику, сколько он на самом деле платит налогов
               Типовые требования налоговиков – как не встать на чужие грабли
               Налоговые режимы – как платить меньше
               Борьба с фирмами-однодневками: как не пасть в этой войне
comments powered by HyperComments
 

Вы занимаетесь бизнесом или бизнес вами: показатели рентабельности капитала

Предпринимательство Вы занимаетесь бизнесом или бизнес вами: показатели рентабельности капитала

Рентабельность – это относительный показатель эффективности бизнеса. Вариаций рентабельности, которые можно посчитать в бизнесе, много, среди которых рентабельность продаж и рентабельность производства.

 

Работа для подростков: в каком деле попробовать себя ребенку

Предпринимательство где работать ребенку с 14 лет
 

Примеры вопросов, которые задают на собеседованиях в Facebook, Google, Zappos и Virgin

Предпринимательство Какие вопросы задают на собеседованиях

Возврат к списку